Blogs & nieuws

Standaard
11-11-2019

Klantvriendelijk telefoneren, hoe doe je dat?

Het klinkt zó eenvoudig: telefoneren. Vriendelijk de klant te woord staan en hem of haar met een glimlach door het gesprek loodsen. Toch gaat het in de praktijk nog vaak fout, zo blijkt uit onderzoek. En dat terwijl een (eerste) telefoongesprek een belangrijke rol speelt bij het beeld dat de klant over uw onderneming vormt! In dit artikel deelt Nice Teleservice een aantal vuistregels met u, zodat ook uw klanten met een tevreden gevoel het telefoongesprek afsluiten.      “You never get a second chance to make a first impression.”     Herhaling Bij de eerste vuistregel draait het om de kracht van herhaling. Het is belangrijk alle gegevens goed te noteren, zoals namen of belangrijke gegevens van uw klanten. Heeft u uw gesprekspartner niet goed verstaan? Vraag dan gerust of de beller zijn woorden kan herhalen. In het geval van een naam kunt u ook vragen of hij of zij het even voor u wil spellen.    Reactietijd Laat een klant niet wachten; hij of zij zal zich niet gewaardeerd voelen en sneller gefrustreerd raken. Het liefst neemt u de telefoon niet meer dat drie keer overgaan en belt u de klant bij een gemiste oproep zo snel mogelijk terug. Kan u de klant op het moment van bellen écht niet te woord staan? Wees eerlijk naar de klant en vraag beleefd of u hem of haar later mag terugbellen. Ook hier geldt: kom uw belofte na en bel zo snel mogelijk terug.    Luister actief Zorg dat de klant zich serieus genomen voelt en help hem of haar zo goed mogelijk. Dit doet u door actief en zorgvuldig naar de beller te luisteren en bijvoorbeeld niet zomaar iemands verhaal te onderbreken. Wees u ook bewust van het feit dat de beller u niet ziet. Het is fijn voor de beller als u af en toe een instemmend geluid maakt: zo weet hij of zij dat u nog altijd naar hem luistert.    Duidelijk Probeer de klant op de hoogte te houden van uw handelingen. Moet u hem of haar bijvoorbeeld met een andere afdeling doorverbinden? Laat dan duidelijk weten waarom en met wie u de beller doorverbindt. Doet u dit niet, dan loopt u het risico het begrip en geduld van de klant te verliezen.    Houding Een goede houding is cruciaal. Zorg ervoor dat u zowel beleefd, zorgvuldig en actief bent.  Controleer of de beller u nog kan volgen: vraag of uw toelichting te volgen is en of de beller nog (meer) vragen heeft. Stelt de beller een vraag waar u geen antwoord op weet? Laat het dan niet bij een simpele “dat weet ik niet”. Vertel dat u het gaat uitzoeken en dat u zo snel mogelijk bij hem of haar terugkomt met het antwoord.    Communiceer helder  En tot slot: zorg voor een heldere communicatie. Wees duidelijk verstaanbaar: praat niet te snel, niet te langzaam en vraag aan het eind van het gesprek altijd of de beller goed geholpen is of nog vragen heeft.   
Standaard
04-11-2019

Het uitbesteden van uw telefonie: 5 voordelen

Anno 2019 is het heel gebruikelijk om een deel van de bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een externe partij, ook wel outsourcing genoemd. Een simpel voorbeeld is het inhuren van een schoonmaak- of beveiligingsbedrijf. Echter neemt de omvang van outsourcing steeds meer toe en worden zelfs zaken als marketing aan derden uitbesteed. Wist u dat ook het uitbesteden van uw telefonie behoorlijk wat voordelen met zich meebrengt?  1. Tijdsbesparing  Tijdsbesparing is misschien wel het grootste voordeel van een externe teleservice. Als ondernemer kunt u rekenen op aardig wat telefoontjes per dag. Elk telefoontje telt en natuurlijk wilt u elke beller zo goed mogelijk te woord staan. Ongemerkt gaat hier enorm veel tijd en energie in zitten. Door het uitbesteden van uw telefonie kan deze tijd worden bespaard: u laat de telefonie aan de teleservice over, zodat veelvuldig bellen u en uw werknemers niet beperkt bij de rest van de werktaken.  "A man is rich in proportion to the number of things he can afford to let alone." -Henry David Thoreau, naturalist 2. Altijd bereikbaar Een ander voordeel is het feit dat uw organisatie altijd bereikbaar is: dag én nacht.  Dankzij een externe teleservice voorkomt u het mislopen van belangrijke opdrachten en kunt u uw klanten een optimale bereikbaarheid garanderen.  3. Professionaliteit Dankzij het uitbesteden van uw telefonie worden uw klanten en relaties altijd professioneel te woord gestaan. Natuurlijk kunt u zelf ook de telefoon opnemen, maar door haar expertise en specialisatie gaat een externe teleservice zo goed als zeker efficiënter en professioneler te werk. Daarnaast merken uw klanten en relaties niets van het feit dat zij doorverbonden zijn met een externe teleservice, omdat er met uw naam wordt opgenomen en de medewerkers van de teleservice bekend zijn met wat er speelt binnen uw organisatie.  4. Waar voor je geld Elke onderneming kent pieken en dalen: waar de telefoon de ene dag aan een stuk door rinkelt, blijft het een paar dagen later vrijwel helemaal stil. In deze gevallen is het voordeliger om een externe teleservice in te schakelen. Een externe teleservice is flexibeler en simpelweg goedkoper dan een interne telefoniste, zeker als de kosten per gesprek worden berekend (zoals bij Nice Teleservice het geval is).    5. Veelzijdig en flexibel Zoals we hierboven al schrijven is het flexibeler om met een externe teleservice te werken dan met een interne telefoniste. Met een externe teleservice hoeft u namelijk nooit rekening te houden met zaken als vakantiedagen en evaluatiegesprekken, wat met uw interne telefoniste wel het geval zou zijn. U informeert de teleservice over de gang van zaken binnen uw bedrijf, en vertrouwt daarna het werk aan hen toe. Ook kunt u helemaal zelf bepalen wanneer u de externe teleservice inschakelt: tijdens vergaderingen, vrije dagen of voor langere periodes bij bijvoorbeeld ziekte of verlof van een van uw medewerkers.  Kortom: het inschakelen van een externe teleservice levert u en uw onderneming meer focus op uw eigen bedrijfsactiviteiten, een betere bereikbaarheid, meer professionaliteit, minder kosten én meer mogelijkheden op.  Heeft u nog vragen over (de voordelen van) het uitbesteden van uw telefonie? Neem gerust contact met ons op via info@nice-teleservice.nl of bel naar 036 5483100.